Privacybeleid
Inleiding
De wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2018 in werking getreden.
De AVG heeft als doel de bescherming van de persoonsgegevens die door een natuurlijk persoon aan een organisatie worden toevertrouwd en bepaalt onder welke voorwaarden gegevens mogen worden vastgelegd. Belangrijkste kenmerk van de AVG is dat de eigenaar van de persoonsgegevens altijd ´de baas´ van die gegevens is en blijft. Het moet te allen tijde duidelijk zijn wie in de organisatie deze gegevens beheert. Wanneer de relatie tussen persoon en stichting eindigt, moeten de persoonsgegevens worden vernietigd tenzij anders is overeengekomen.
Organisatie: Muziekschool Otto Wolthuis Stichting
KvK 41165574
Hyacinthstraat 13a
2252 VD Voorschoten
Doel
Iedereen die deelneemt aan de muzieklessen en activiteiten van Muziekschool Otto Wolthuis dient als leerling te zijn ingeschreven bij Muziekschool Otto Wolthuis Stichting. De stichting gebruikt de persoonsgegevens voor het uitoefenen van haar stichtingsdoel. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om te kunnen communiceren met een leerling. Denk daarbij o.a. aan het verzenden van brieven en uitnodigingen voor activiteiten, met uitzondering van commerciële activiteiten.
Persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens worden vastgelegd:
- Volgnummer lesovereenkomst
- Voornaam / achternaam
- man / vrouw / geboortedatum
- straat / huisnummer / postcode / woonplaats
- telefoon: thuis / werk / mobiel
- E-mail: vader / moeder / leerling
- Bankrekening betaler
- Keuze muziekinstrument
- datum van inschrijving
- datum van beëindiging lesovereenkomst
Verantwoording
Muziekschool Otto Wolthuis Stichting gebruikt deze gegevens alleen om met haar leerlingen te communiceren en zal de gegevens daarom nooit ter beschikking stellen aan derden, tenzij een wet daartoe dwingt. Het bestuur van Muziekschool Otto Wolthuis Stichting is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonlijke gegevens die door haar leerlingen beschikbaar zijn gesteld volgens de eisen van de AVG.
Beheer
De gegevens zijn opgeslagen in een geautomatiseerde systeem en worden beheerd door het bestuur aangewezen functionarissen:
- SNELSTART boekhoudprogramma door de directeur, zijn secretaresse en de medewerkers van ADMAA Accountants
De eigenaren van dit systeem moeten ook voldoen aan de AVG. Muziekschool Otto Wolthuis Stichting moet in het contract dat zij met bedoelde eigenaren sluit er op toezien dat de systemen ook werkelijk aan de AVG voldoen.
Muziekschool Otto Wolthuis Stichting mag niet meer gegevens vastleggen dan noodzakelijk is voor haar doelstelling. Publicatie van foto’s is niet direct noodzakelijk voor het bereiken van de doelstelling van de stichting. Foto’s op de website en in brochures van de stichting maken wel deel uit van onze public relations. Als iemand niet wil dat hij of zij op een gepubliceerde foto staat, moet die persoon dat kenbaar maken aan het bestuur en indien mogelijk zullen wij vooraf toestemming vragen.
Persoonsgegevenslekkage
In geval van verdwijning van persoonsgegevens uit de stichtingsadministratie meldt de ontdekker dit direct aan (de leden van) het bestuur. Tevens stelt het bestuur alles in het werk om verdere persoonsgegevenslekkage en schade te voorkomen. Het bestuur kan besluiten de persoonsgegevenslekkageschade te verhalen op de lekkageveroorzaker.
Van een persoonsgegevenslekkage wordt een rapport opgesteld en in het stichtingsarchief bewaard. Bovendien wordt de autoriteit persoonsgegevens geïnformeerd.
Toestemming
De leerlingen en/of hun ouders moeten toestemming geven voor het vastleggen van hun gegevens in de administratie. In de praktijk geeft iemand toestemming wanneer hij of zij zich opgeeft als leerling. Voor alle zekerheid is op het formulier, waarmee iemand zich als lid aanmeldt, vermeld dat met het invullen van het formulier men toestemming geeft dat de persoonsgegevens worden vastgelegd.
Verder heeft de leerling en/of hun ouders het recht in de ledenadministratie uitsluitend zijn of haar eigen gegevens in te zien en desgewenst gegevens te laten wijzigen. Leerlingen hebben ook het recht op informatie. Dat wil zeggen dat gevraagd kan worden wat met de gegevens uit de administratie in een bepaalde periode is gedaan. Het bestuur is verplicht hierop te antwoorden.
Vaststelling
Het privacy beleid AVG van Muziekschool Otto Wolthuis Stichting is vastgesteld door het bestuur.
C.A. van der Poel, voorzitter
A.C.J. Schrama, penningmeester
B.A. van der Ploeg, secretaris